まず結論・ポイント
契約している訪問看護や訪問介護、デイサービスなどの事業所は、家族から連絡がない限り、利用者が入院したことを知る手段がありません。入院直後は病院とのやり取りだけで手一杯になりがちで、事業所への連絡は「落ち着いたら」と後回しになりやすいものですが、それによって次の予定の空振りや、退院時の連絡漏れが起きることがあります。
結論としては、入院したら「ケアマネジャー（障害福祉サービスの場合は相談支援専門員）」と「契約中の各事業所」の両方に、できるだけ早く連絡するのが基本です。ケアマネへの連絡だけで済ませてしまうと、そこから先の各事業所への伝達にタイムラグが生じることがあるためです。
なぜ、ケアマネだけでなく各事業所にも連絡が必要なのか
ケアマネジャーは、利用者に関わる複数の事業所の調整役です。そのため「ケアマネに伝えれば、あとは事業所にも伝わるはず」と考えるのは自然なことです。
ただ実際には、ケアマネから各事業所への連絡が、電話や訪問時の申し送りなど、事業所ごとに個別のタイミングで行われることが多く、全員に情報が行き渡るまでに時間差が生じます。医療・介護の現場スタッフへのヒアリングでも、「入院や転院の予定が急に変わった際、関係する複数の事業所へ連絡し、全員に情報が伝わるまでに長時間を要する」という声が実際に聞かれています。ケアマネが多忙な時間帯であれば、その日のうちに全事業所へ伝わりきらないことも起こり得ます。
そのため、時間に余裕があれば、ケアマネへの連絡と並行して、直近に訪問・通所の予定が入っている事業所には家族からも直接一報を入れておくと、連絡漏れのリスクを減らせます。
具体的なケース
たとえば、訪問看護・訪問介護・デイサービスの3つを契約している方が、体調を崩して救急搬送され、そのまま入院になったとします。家族は病院への対応で頭がいっぱいになり、その日のデイサービスの送迎時間になって初めて「あ、連絡していなかった」と気づく——というようなケースは珍しくありません。
送迎の車がすでに向かっている状態で気づいた場合、事業所側は空振りで訪問することになります。急な入院のようなやむを得ない事情によるキャンセルであれば、多くの事業所では追加費用を請求しない規定を置いていますが、念のため契約時の重要事項説明書を確認しておくと安心です（詳しくは後述します）。さらに、翌日以降に予定されていた訪問看護・訪問介護についても、それぞれの事業所に個別に連絡を入れる必要があり、1件ずつ電話をかけ直すだけでも一定の時間がかかります。
複数の事業所と契約している場合、この「一件ずつ連絡する」という作業が、事業所の数だけ発生する点が負担になりやすいポイントです。
入院時に連絡すべきタイミングと伝えること
急な入院で余裕がないときほど、最低限押さえておきたいことを整理しておくと動きやすくなります。
- 連絡するタイミング：入院が決まった、またはその見込みが高いと分かった時点で、できるだけ早く
- 連絡する相手：ケアマネジャー（相談支援専門員）、直近に予定が入っている事業所（優先度が高い）、契約している他の事業所（時間があれば）
- 伝えること：入院した事実、入院先の病院名（分かれば）、今後の訪問・通所予定をどうするか（当面休止／様子を見て連絡する、など）
すべての事業所に同じ内容を一度に伝えられれば負担は減りますが、電話でこれを一件ずつ行う場合は、まず直近の予定がある事業所から優先して連絡するのが現実的です。
入院中に気をつけたいこと
入院中は原則として医療保険が優先され、訪問看護や訪問介護などの介護保険サービス（医療保険による訪問看護を除く）は利用できません。そのため、入院期間中の費用は基本的に発生しませんが、契約自体を解除する必要はなく、多くの場合は「休止」という扱いになります。
なお、重度訪問介護を利用している場合は、入院中も普段介助に慣れたヘルパーの付き添いを利用できる「入院時ヘルパー派遣」という仕組みがあります。該当する場合は、相談支援専門員に確認しておくとよいでしょう。
入院期間が長引きそうな場合は、その見通しが分かった時点で改めてケアマネ・事業所に伝えておくと、退院時の再調整がスムーズになります。
退院が決まったら、もう一度連絡が必要
入院時の連絡ができていても、退院時の連絡が抜けてしまうケースもあります。実際に、ある地域の医療・介護連携ルールでも「入院中に連絡を取り合うことで、退院時のケアマネへの連絡漏れを防ぐ」ことが重要なポイントとして挙げられています。
退院日が決まったら、できるだけ早くケアマネと各事業所に伝えましょう。退院直前になって初めて連絡すると、事業所側の受け入れ体制（訪問スケジュールの再調整、必要な物品の準備など）が間に合わないことがあります。退院後に体の状態が変化している場合は、退院前カンファレンスなどの機会にケアマネや医療機関の相談員と事前にすり合わせておくと、在宅生活を再開しやすくなります。
複数の事業所が関わる場合に考えたいこと
ここまで見てきた「入院時の連絡」「退院時の連絡」に共通しているのは、情報を伝える先が1つではないという点です。ケアマネ、訪問看護、訪問介護、デイサービスなど、関わる事業所が増えるほど、家族が全員に同じ内容を伝えて回る負担も大きくなります。
事業所同士が自動的に情報を共有してくれるわけではないため、「ケアマネには伝えたのに、訪問介護の事業所には伝わっていなかった」というすれ違いも起こり得ます。急な入院のような、家族自身も動揺しがちな場面ほど、こうした伝え漏れは起きやすくなります。
家族を中心に支援者がつながるという考え方
一件ずつ電話をかけて同じ内容を伝える方法にも限界があります。家族を中心に、関わる事業所がまとめて情報を受け取れる仕組みがあれば、入院のような急な連絡でも、一度の連絡で関係者全員に届けられます。
TactCareという選択肢
TactCareは、家族が契約している複数の事業所の担当者を、家族を中心にひとつのコミュニティへ招待できるサービスです。入院のような急な予定変更があったときも、関係する事業所へまとめて通知とチャットで知らせることができ、一件ずつ電話をかけ直す必要がありません。退院が決まったときの再連絡も、同じ仕組みでまとめて伝えられます。
もちろん、ケアマネジャーへの正式な連絡や、医療機関とのやり取りが不要になるわけではありません。TactCareが担うのは、あくまで契約中の事業所間の連絡・情報共有の部分です。それでも、入院直後の慌ただしい時間に、事業所への連絡だけでもまとめて済ませられることは、家族の負担を減らす一助になります。