まず結論・ポイント
通所系サービス（デイサービス、放課後等デイサービス、生活介護など）を急に休みたいとき、「電話がつながらない」「複数の事業所を利用していて、それぞれに連絡するのが面倒」と感じたことのあるご家庭は少なくありません。
事業所側にも、朝は職員が少なく電話に出られない、夜間は対応できないといった事情があります。連絡がうまくいかないまま予定通り送迎が来てしまい、後からキャンセル料が発生する、というケースも実際に起こります。
こんなことに困っていませんか
- 朝早く休みの連絡をしたいのに、事業所の電話がつながらない
- 何度もかけ直しているうちに、送迎の時間になってしまった
- 複数の通所系サービスを利用している場合、それぞれの事業所に個別に電話しなければならない
- 「連絡したはずなのに伝わっていなかった」ということが起こる
一つひとつの連絡は数分の作業でも、事業所の数が増えるほど、朝の忙しい時間帯に大きな負担になります。
具体的なケース
例えば、朝に体調不良に気づき、通所系サービスを休ませたいとします。事業所に電話をかけますが、早朝は夜勤の職員しかおらず電話に出られない、あるいは開所前で誰も出ないということがあります。連絡がつかないまま送迎の時間になり、迎えが来てから「休みます」と伝えることになった——という状況も珍しくありません。
事業所側としても、送迎に出てしまった後や、昼食をすでに人数分準備してしまった後では、対応のしようがない場合があります。結果として、キャンセル料が発生したり、食材費を事業所側が負担することになったりします。
複数の通所系サービスを併用している場合は、この連絡をサービスの数だけ繰り返す必要があり、負担はさらに大きくなります。
一般的な対応・整理方法
多くのご家庭では、次のような工夫をしています。
- 前日のうちに、休む可能性がある場合は早めに連絡しておく
- 各事業所の連絡先・受付時間をあらかじめ確認しておく
- 電話がつながらない場合の代替連絡手段（メール、連絡帳アプリなど）があれば併用する
ただし、これらは「電話をかける」という行為そのものを前提にしているため、根本的な解決にはなりにくい面もあります。
事業所側の事情も知っておきたいこと
通所系サービスの多くは、送迎や食事の提供を、決まった人数を前提に準備しています。当日の朝に連絡がつかないまま予定通り準備を進めてしまうと、事業所側にも実費の負担が発生します。特に、食材を毎日仕入れているわけではない小規模な事業所ほど、この負担は大きくなりがちです。
当日キャンセルの際に発生しうる費用にはいくつか種類があります。事業所が契約に基づき独自に設定する「キャンセル料」と、すでに準備してしまった食事分の「食費実費」は別物として請求されることが多く、どちらが・どのような場合に発生するかは事業所によって異なります（サービスによっては、事業所側が「欠席時対応加算」等を保険者から受け取れる仕組みもありますが、これは利用者側の追加負担とは別のものです）。
キャンセル料の規定は事業所によって異なりますが、正当な理由のない当日キャンセルへの抑止として設定されていることが多いようです。体調不良など、やむを得ない事情による連絡であっても、連絡したタイミング（前日の何時まで、当日の何時までなど）によって扱いが変わることが一般的なため、「体調不良だから必ず無料になる」とは限らない点にも注意が必要です。詳しい規定は、契約時の重要事項説明書などでご確認ください。
大切なのは、事業所側が「早く知れば対応できたこと」を、"連絡の遅れ"や"つながらなさ"によって知る機会を失っている、という点です。
家族を中心に支援者がつながるという考え方
電話という一つの手段に連絡が集中していると、つながらなかったときに他の選択肢がなくなってしまいます。家族を中心にして、関わる事業所へまとめて連絡できる仕組みがあれば、電話がつながらないことによるすれ違いや、複数事業所への個別連絡の手間を減らせます。
TactCareという選択肢
TactCareは、家族が契約している複数の事業所の担当者を、家族を中心にひとつのコミュニティへ招待できるサービスです。予定をキャンセルする際、担当の事業所へ理由とともにプッシュ通知とチャットで知らせることができ、電話がつながらないという事態そのものを避けられます。複数の事業所を利用している場合も、それぞれに個別に電話をかけ直す必要がありません。
ただし、送迎車がすでに出発した後など、事業所側が動き出してしまったタイミングでの連絡は、通知であっても気づくまでに多少の時間差が生じることがあります。体調の変化に気づいた時点で、前日の夜や当日気づいた瞬間など、できるだけ早く連絡を入れておくことで、事業所側も始業時や出勤直後に状況を把握しやすくなります。